Última actualización: 17 de mayo de 2026 1. Objeto Estos Términos de Uso regulan el acceso y uso de la plataforma, sus portales asociados, módulos, servicios de autenticación, flujos de autoservicio, gestión documental, reportes, notificaciones y demás capacidades habilitadas por el operador del servicio. Al acceder, registrarse o utilizar la plataforma, usted acepta cumplir estos términos, así como las políticas complementarias de privacidad y seguridad de la información publicadas en este mismo entorno. 2. Alcance del servicio La plataforma permite administrar espacios de trabajo, organizaciones, usuarios, roles, documentos, procesos y configuraciones asociadas al entorno contratado o habilitado. Algunas funciones pueden depender del plan activo, del estado de suscripción, del rol asignado al usuario y de la configuración establecida por el tenant, la organización o el administrador global. 3. Cuenta y acceso Cada usuario es responsable del uso de sus credenciales, del resguardo de su contraseña y de toda actividad realizada desde su cuenta. El acceso podrá realizarse mediante autenticación local, enlaces mágicos, directorio corporativo u otros mecanismos habilitados por el servicio. El usuario se obliga a: - suministrar información veraz y actualizada; - no compartir credenciales con terceros; - notificar de inmediato cualquier uso no autorizado, sospecha de compromiso o pérdida de acceso; - utilizar la plataforma únicamente dentro del alcance autorizado por su rol y su contexto de operación. 4. Uso permitido La plataforma debe utilizarse para fines legítimos, profesionales, administrativos, operativos o contractuales compatibles con el servicio habilitado. Está prohibido: - intentar acceder a cuentas, datos o configuraciones sin autorización; - alterar, degradar o interferir con la disponibilidad, seguridad o integridad del sistema; - introducir código malicioso, archivos dañinos o contenido fraudulento; - utilizar la plataforma para infringir derechos de terceros, normas internas o regulación aplicable; - intentar eludir límites funcionales, controles de seguridad o restricciones de plan, tenant u organización. 5. Contenido y responsabilidad del usuario El cliente, tenant, organización o usuario que cargue información en la plataforma conserva la responsabilidad sobre su legalidad, exactitud, vigencia y legitimidad de uso. Esto incluye, entre otros: - documentos y anexos; - datos personales; - textos legales personalizados; - configuraciones de correo, webhooks, integraciones y autenticación; - cualquier contenido generado o incorporado por usuarios internos o externos. El operador del servicio no revisa previamente todo el contenido cargado y podrá restringir, suspender o retirar material cuando existan indicios razonables de uso indebido, riesgo de seguridad, infracción normativa o afectación del servicio. 6. Propiedad intelectual La plataforma, su estructura, diseño, software, componentes, documentación base, interfaces, marcas, flujos operativos y contenidos propios del servicio son propiedad del operador o de sus licenciantes. Salvo autorización expresa, no se concede licencia para copiar, descompilar, redistribuir, sublicenciar, comercializar o explotar la plataforma fuera del uso contratado o permitido. 7. Configuración por tenant y organización El sistema puede permitir personalización de marca, políticas, dominios, notificaciones, correo saliente, directorio corporativo y otras configuraciones por tenant u organización. Cada tenant u organización que personalice estas capacidades asume la responsabilidad de: - revisar que sus textos legales sean adecuados para su operación; - verificar que sus integraciones y dominios estén correctamente configurados; - usar remitentes, canales y credenciales que le pertenezcan o que esté autorizado a utilizar; - mantener la coherencia entre su configuración y las obligaciones regulatorias aplicables. 8. Disponibilidad y cambios El servicio podrá actualizarse, ajustarse, mejorarse o modificarse para introducir nuevas capacidades, corregir errores, mejorar seguridad, mantener compatibilidad o adaptar la operación. El operador procurará una disponibilidad razonable, pero no garantiza continuidad absoluta ni ausencia total de interrupciones. Pueden existir ventanas de mantenimiento, limitaciones temporales, degradación controlada o suspensión parcial por causas técnicas, de seguridad, regulatorias o contractuales. 9. Suspensión o terminación El operador podrá suspender, limitar o terminar el acceso cuando exista, entre otras causas: - incumplimiento de estos términos; - uso indebido o riesgoso del servicio; - mora o incumplimientos comerciales; - requerimientos legales o de autoridad competente; - amenazas a la seguridad, estabilidad o integridad de la plataforma. La suspensión de una cuenta, tenant u organización puede implicar restricción total o parcial de acceso a módulos, documentos, configuraciones o integraciones. 10. Limitación de responsabilidad En la medida permitida por la ley aplicable, el servicio se suministra bajo una obligación de medio y no garantiza que sea completamente ininterrumpido, infalible o apto para todos los fines particulares del cliente o del usuario. El operador no responderá por: - decisiones tomadas exclusivamente con base en datos introducidos por usuarios; - errores derivados de configuraciones hechas por tenants, organizaciones o terceros; - indisponibilidad causada por redes, proveedores externos, integraciones o servicios de terceros; - pérdidas indirectas, incidentales, especiales o consecuenciales, salvo que una norma imperativa disponga lo contrario. 11. Cumplimiento y cooperación Los usuarios, tenants y organizaciones se comprometen a cooperar razonablemente en investigaciones internas, incidentes de seguridad, requerimientos regulatorios, validaciones operativas o revisiones relacionadas con el uso del servicio. 12. Vigencia de los términos Estos términos se mantienen vigentes mientras exista acceso, uso o administración de cuentas, tenants, organizaciones o servicios asociados a esta plataforma. El uso continuado del servicio después de cambios publicados implica aceptación de la versión actualizada, salvo que la normativa aplicable exija un mecanismo adicional de aceptación.